bagan alir dokumen

Bagan Alir Dokumen [Document Flowchart] 

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau sering disebut dengan bagan alir formulir (form flowchart). Bagan alir dokumen adalah bagan alir yang mengarahkan atau menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk dalam tembusannya.

Bagan alir dokumen ini menggambarkan tentang alir dokumen dan informasi dalam setiap bidang yang bertanggungjawab dalam suatu organisasi. Bagan alir dokumen ini dapat menampilkan asal dari setiap dokumen, bagaimana proses distribusinya, tujuan penggunaannya, tempat tujuan akhirnya, serta segala hal yang terjadi selama dokumen tersebut mengalir melawati alir sistemnya.

Kegunaan Bagan Alir Dokumen

Berikut ini merupakan kegunaan dari bagan alir dokumen, yaitu:

• Bagan alir dokumen memiliki kegunaan dalam menganalisis suatu proseddur pengendalian yang berlaku dalam suatu sistem, misalnya dalam pemeriksaan internal dan pemisahan fungsi
• Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menggambarkan dan mengevaluasi atas pengendalian internal.
• Bagan alir dokumen memiliki kemampuan dalam menampilkan kelemahan dan ketidakefisienan dalam suatu sistem.
• Bagan alir dokumen dipersiapkan untuk dijadikan sebagai bagian dari suatu proses desain sistem yang semestinya dimasukkan dalam dokumentasi sistem informasi.

Simbol-Simbol Bagan Alir Dokumen

1. Dokumen

Simbol dokumen diatas menggambarkan input dan output baik itu dalam proses manual, mekanik atau komputer. Selain itu, simbol ini menunjukan semua jenis dokumen yang merupakan formulir untuk menyimpan data terjadinya suatu transaksi. Dalam memberikan nama dokumen maka dicantumkan di tengah simbol.

2. Dokumen Dan Tembusannya

Simbol diatas menunjukkan gambaran suatu dokumen asli beserta tembusannya. Dan dalam dalam mencantumkan nomor lembar pada dokumen diletakan di sisi kanan atas.

3. Berbagai Dokumen

Simbol diatas digunakan untuk semua jenis dokumen yang akan digabungkan. Dalam setiap simbol dicantumkan nama dokumen, dan dalam mencantumkan nomor lembar dokumen posisinya di sudut kanan atas.

4. Penghubung Pada Halaman Yang Sama (On-Page Connector)

Suatu arus dokumen digambarkan mengalir dari atas kebawah dan dari kiri ke kanan, hal ini merupakan proses dalam menggambarkan bagan alir. Dalam menggambarkan bagan tersebut maka akan terjadi suatu keterbatasan dalam halaman kertas maka dibutuhkan suatu penghubung yang memiliki fungsi untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu tempat dalam halaman tertentu lalu kembali berjalan di tempat lain namun masih dalam halaman yang sama.

Namun perlu diperhatikan nomor yang tercantum dalam simbol penghubung tersebut yang terdapat pada halaman yang sama agar dapat diketahui aliran dokumen pada sistem yang telah digambar dalam bagan alir.

5. Penghubung Pada Halaman Yang Berbeda(On-Page Connector)

Dalam penggambaran bagan alir suatu sistem dibutuhkan lebih dari satu halaman, maka simbol ini dipakai dalam menunjukkan arah dan kaitan atas bagan alir satu dengan lainnya. Dalam mencantumkan nomor lembar dokumen dalam simbol ini bertujuan untuk menunjukkan bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu yang terkait pada bagan alir yang tercantum di halaman lainnya.

6. Kegitan Manual

Simbol diatas berfungsi untuk menunjukkan suatu kegiatan manual. Contoh kegiatan manual yaitu:

• Menerima order dari konsumen
• Mengisi formulir

7. Arsip Sementara

Simbol ini memiliki fungsi dalam menunjukan lokasi penyimpanan dokumen, misalnya seperti kemari arsip dan kotak arsip.

Arsip sementara adalah lokasi suatu dokumen disimpan dimana dokumen tersebut dakan digunakan untuk pengolahan lebih lanjut mengenai data dokumen di masa depan. Agar mengurutkan arsip dokumen diperlukan simbol yaitu sebagai berikut:

A=Menurut abjad

B=Menurut nomer urut

T=Kronologis menurut tanggal

8. Arsip Permanen

Simbol ini memiliki fungsi dalam menggambarkan arsip permanen. Arsip permanen adalah lokasi dimana suatu dokumen tersimpan dan sistem tidak memprosesnya lagi.

9. Mulai atau Berakhir (terminal)

Simbol diatas berguna dalam penggambaran suatu sistem dari awal sampai akhir.

10. Keputusan

Simbol ini berguna dalam menggambarkan suatu keputusan yang wajib dibuat atas proses pengolahan data yang telah dilakukan. Keputusan tersebut ditulis dalam sebuah simbol.

11. Keterangan Dan Komentar

Simbol diatas merupakan simbol yang menggambarkan keterangan atau suatu pesan atau komentar yang disampaikan oleh ahli sistem dalam bagan alir.

12. Garis Alir (flowline)

Simbol diatas menunjukan arah proses pengolahan data. Anak panah akan dicantumkan apabila arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri.

Contoh Bagan Alir Dokumen

Di bawah ini merupakan contoh dari penggunaan simbol pada bagan alir dokumen, yaitu sebagai berikut:

Demikianlah penjelasan mengenai Bagan Alir Dokumen [Document Flowchart]. Semoga artikel ini bermanfaat dan mampu menambah wawasan pembaca. Terimakasih atas kunjungannya.